Il gestionale funziona ancora. Ogni mattina si accende, le fatture escono, gli ordini si registrano. Ma il fornitore che lo ha sviluppato non risponde più: ha chiuso l'attività, è andato in pensione, ha cambiato lavoro, o semplicemente non richiama. Finché tutto va bene sembra un problema rimandabile. Poi arriva un aggiornamento di Windows, un disco che si guasta o una norma nuova da rispettare, e ci si accorge che nessuno sa più mettere le mani su quel programma.
La buona notizia è che, finché il software funziona, hai ancora tempo per metterlo al sicuro. Questa guida spiega cosa fare subito, in che ordine, e come decidere i passi successivi.
1. Non toccare niente, ma fai subito un inventario
Prima di cambiare qualsiasi cosa, metti per iscritto cosa hai. Spesso basta mezza giornata per rispondere a queste domande:
- Dove gira il software? Su un server in ufficio, su un computer specifico, su un hosting o nel cloud? Chi paga quel servizio e a nome di chi è intestato?
- Dove sono i dati? Quale database usa (SQL Server, MySQL, Oracle, Access, file locali) e su quale macchina si trova.
- Chi ha gli accessi amministrativi? Password del server, del database, del pannello dell'hosting, del dominio.
- Esiste un backup? Dove, quanto è recente e, soprattutto, qualcuno ha mai provato a ripristinarlo?
- Quali licenze e contratti hai? Contratto di sviluppo, di manutenzione, licenze di terze parti incluse nel software.
Questo inventario è la base di tutto: senza, qualsiasi tecnico che chiamerai dovrà ricostruirlo da zero, e lo pagherai.
2. Metti al sicuro i dati, oggi
Il rischio più grave non è non poter modificare il software: è perdere i dati. Per questo il primo intervento è sempre un backup completo e verificato:
- copia del database, fatta con gli strumenti del database e non copiando i file a programma acceso;
- copia dei file e delle cartelle del programma, inclusi configurazioni e documenti generati;
- una copia conservata fuori dall'ufficio o su un servizio esterno;
- una prova di ripristino su un'altra macchina. Un backup mai provato è solo una speranza.
3. Recupera codice sorgente e accessi
Il codice sorgente è ciò che permette a un altro sviluppatore di correggere e modificare il software. Senza, si può solo usarlo così com'è. Ecco dove cercarlo:
- Nel contratto. Verifica cosa prevede su proprietà o licenza del software, consegna dei sorgenti ed eventuali clausole di deposito (escrow).
- Sul server. Alcuni linguaggi, come PHP, lasciano il codice leggibile direttamente sul server. Altri, come Java o .NET, lasciano file compilati: il sorgente vero va chiesto a chi lo ha scritto.
- Al fornitore, per iscritto. Se è raggiungibile anche solo saltuariamente, chiedi formalmente (meglio via PEC) la consegna di sorgenti, credenziali e documentazione. Se l'azienda è in liquidazione, la richiesta va rivolta a chi la gestisce.
Questo articolo non è una consulenza legale. Per capire cosa prevede il tuo contratto e cosa puoi fare con il software che usi, fatti consigliare da un avvocato.
4. Fai valutare il software da uno sviluppatore
Con dati al sicuro e, possibilmente, il codice in mano, serve uno sguardo tecnico esterno. Una buona valutazione risponde a domande concrete:
- con quali tecnologie è scritto e se sono ancora supportate e aggiornate;
- in che stato è il codice: leggibile, documentato, fragile;
- quali sono i rischi più urgenti: sicurezza, server vecchi, componenti non più aggiornati;
- quanto costerebbe mantenerlo, migliorarlo o sostituirlo.
Diffida di chi, senza aver guardato il codice, ti dice subito che va rifatto tutto. A volte è vero, ma spesso no.
5. Mantenere, modernizzare o sostituire?
| Strada | Quando conviene | Attenzione a |
|---|---|---|
| Mantenere | Il software fa quello che serve e le tecnologie sono ancora supportate. | Serve qualcuno che lo conosca e lo segua con continuità. |
| Modernizzare a tappe | Funziona, ma è vecchio o fragile. Si aggiorna un pezzo alla volta. | Richiede test e un piano chiaro, ma non ferma l'azienda. |
| Sostituire | Il codice è irrecuperabile o un prodotto standard copre davvero le tue esigenze. | Costi e tempi della migrazione dei dati e del cambio di abitudini. |
6. Come evitare che succeda di nuovo
Qualunque strada sceglierai, conviene uscire da questa esperienza con alcune regole semplici:
- il codice sorgente sta in un archivio (repository) intestato alla tua azienda, non al fornitore;
- le credenziali di server, database e domini sono in un gestore di password condiviso e aziendale;
- esiste una documentazione minima: come si installa, come si aggiorna, dove sono i dati;
- i backup sono automatici e il ripristino viene provato almeno una volta l'anno;
- il contratto prevede la consegna dei sorgenti e della documentazione.
Sono accorgimenti che costano poco e trasformano un fornitore insostituibile in un fornitore che lavora bene, ma che si può sostituire.
In sintesi
Se il fornitore del gestionale è sparito: fai l'inventario, metti al sicuro i dati con un backup verificato, recupera codice e accessi, e solo dopo decidi se mantenere, modernizzare o sostituire. Fallo adesso, mentre il software funziona: in emergenza ogni passo costa di più.
Se vuoi una mano, possiamo prendere in carico il tuo software: mettiamo al sicuro dati e accessi, analizziamo il codice e ti proponiamo la strada più sensata. La prima consulenza è gratuita.