Vendere su Amazon è facile. Portare ordini, fatture, resi e incassi di Amazon nel gestionale e nella contabilità, molto meno: i dati stanno in Seller Central, i rapporti si scaricano a mano, i codici dei prodotti non coincidono e i tempi per le fatture sono stretti.
Due modi di fare le fatture
- Le fa Amazon, con il suo Servizio di calcolo IVA (VCS): Amazon emette i documenti, ma i dati vanno comunque portati nel gestionale e nella contabilità.
- Le fai tu con il tuo gestionale e le carichi su Amazon. Amazon fissa una scadenza di 24 ore e consiglia di scaricare il rapporto dei dati ogni 12 ore: a mano è un impegno quotidiano.
Le API di Amazon
Amazon mette a disposizione la Selling Partner API per leggere ordini, rapporti e resi e per caricare le fatture. Due cose da sapere prima di partire:
- per leggere i dati fiscali degli acquirenti serve il ruolo «Tax Invoicing», che Amazon concede dopo una revisione di sicurezza: va messo in conto nei tempi;
- alcune chiamate hanno limiti stretti (la lettura degli ordini, per esempio, è di circa una richiesta al minuto), quindi il collegamento va progettato per lavorare a piccoli passi e riprendere da dove si era fermato.
I problemi più frequenti
- codici dei prodotti su Amazon diversi da quelli del gestionale;
- ordini importati due volte;
- resi e rimborsi da trasformare in note di credito, nei tempi giusti;
- incassi di Amazon che arrivano in blocco, al netto delle commissioni, da abbinare ai singoli ordini;
- vendite in più Paesi europei con regole IVA diverse.
Quando basta un servizio pronto
Esistono servizi italiani che collegano Amazon alla fatturazione o al gestionale, con canoni in base al numero di ordini o costi a documento. Se il tuo gestionale è tra quelli supportati e i volumi sono bassi, possono bastare.
Quando serve un'integrazione su misura
- il tuo gestionale non è supportato dai servizi pronti, o è stato sviluppato su misura;
- vendi su Amazon e su altri canali e vuoi un unico flusso verso contabilità e magazzino;
- volumi alti, dove i costi a documento pesano;
- serve abbinare in automatico gli incassi di Amazon a ordini, commissioni e resi.
Non è consulenza fiscale. Come trattare le vendite su Amazon (fatture solo su richiesta, corrispettivi, vendite in altri Paesi UE, merce nei magazzini Amazon) lo decide il tuo commercialista. Noi costruiamo il collegamento perché i dati arrivino completi, giusti e in tempo.
Come lavoriamo
- Analisi con te e il commercialista: chi emette le fatture, quali dati servono in contabilità, quali casi particolari ci sono.
- Accesso alle API di Amazon, compresa la richiesta dei permessi necessari.
- Sviluppo e prove con gli ordini veri degli ultimi mesi.
- Avvio con il controllo quotidiano dei primi giorni.